Dossieres, planos, certificados, proyectos, legalización, isometricos, calidad, PRL,etc. La gestión documental hoy por hoy ocupa un porcentaje importante de cualquier proyecto industrial. Esta gesíón precisa de unos recursos especificos y cualificados que encarecen notablemente cualquier proyecto.
No hace mucho tiempo un director de proyectos podia gestionar, al menos en mi sector, un proyecto de 500.000 €, sin precisar de una gran infraestructura. Un administrativo y un delineante solian bastar para documentar cualquier proyecto. Un dossier de calidad y otro técnico, en el que estuvieran recogidos los planos, certificados de calidad de los materiales y una memoria descriptiva, eran suficientes para justificar cualquier proyecto.
En algún momento, esta tarea se convirtio en un importante dolor de cabeza, entre otras razones, por no estar debidamente definida entre cliente/proveedor, la documentación a entregar. Las exigencias son cada vez mas grandes, los costes mas importantes y los ingresos se mantienen cuando no se reducíen debido a la competencia que el mercado impone.
Las interminables revisiones de planos hasta conseguir una aprobación y un as-built posterior aumenta considerablemente la cantidad de recursos utilizados en un proyecto. La ingeniería de cualquier proyecto, toma la consideración de "a la carta", atendiendo las exigencias de la propiedad, según sus necesidades.
Da la impresión que en algunas ocasiones no se valora el trabajo de los ingenieros, no dando importancia a las horas invertidas en generar dicha documentación. En cualquier proyecto es facil defender una modificación de alcance de material o mano de obra directa incluso en proyectos llave en mano. Si se preveen 10 valvulas y se colocan 13, se cuantifica facilmente y se gestiona la certificación oportuna. En el tema documental no ocurre, no se es consciente, o no se quiere ser, de lo que cuesta modificar un plano, provocado por las modificaciones del proyecto general y las consiguientes revisiones en algunas ocasiones provocadas por una visión muy particular del cliente a este respecto.
A esto se suma la exigencia del cliente en proporcionar dicha documentación bajo un estricto formato, por lo que supone adaptar tus plantillas y portadas a las del cliente. A esto se une la petición de certificados del tipo 3.1 que conllevan un coste economico por lo general bastante alto.
Mi experiencia me dice que incluso con una lista de documentos bien planificada y definida, las exigencias superan nuestras expectativas, por lo que se hace necesario, cuantificar los costes de cada documento, incluyendo las horas invertidas en recopilación de documentación y horas hombre.
Por ello considero una serie de puntos fundamentales a la hora de conseguir, proporcionar una documentación adecuada al proyecto y sin sobresaltos finales.
1.- A la hora de ofertar, estudiar las exigencias documentales del proyecto y sus riesgos, según el pliego de condiciones. Exponer cualquier tipo de aclaración o exclusión en la oferta técnica y en la oferta economica si fuera cuantificable ya sea por documento o por coste hora.
2.- Entender que significa la palabra legalización, esta denominación puede abrir un amplio abanico de posibilidades, desde exigir un proyecto visado hasta solicitar un simple certificado o incluso gestiones con los organismos publicos competentes.
3.- En la reunión de lanzamiento, definir claramente el alcance de la lista de documentos, incluyendo el numero de revisiones incluidas en el alcance y la documentación exigida de forma clara. Por ejemplo hablar de certificados, puede suponer la emisión o solicitud de certificados que conlleven un sobre coste, tal y como indican las condiciones de venta de algunos proveedores.
4.- Cuantificar en la medida de lo posible el coste de revisión de planos, nuevas ediciones no previstas, isometricos y cualquier otro documento que no esté claramente definido en el proyecto.
5.- Contactar con los actores adecuados, no es la misma documentación la que solicita el departamento técnico, que el departamento de calidad o PRL. Cada uno tiene sus necesidades y en algunas ocasiones no conocen el alcance contratado del proyecto a nivel documental. Es preciso disponer de esta información desde un principio para que todas las partes sepan a que atenerse.
6.- Verificar el formato en el cual hay que presentar la documentación. Tareas tan simples como codificar correos o documentos según las exigencias del cliente, formatos de portadas y planos, pueden alterar nuestra forma de trabajar. Cada empresa dispone de unos procesos de trabajos en algunos casos repetibles que reducen el tiempo de gestión. Esta modificación aumenta de forma considerable los tiempos en gestion documental.
7.- Tener muy en cuenta la gestión en prevención de riesgos laborales y coordinación de actividades empresariales. hay que definir claramente cual es el canal para el intercambio de documentación. Se estan poniendo de moda las aplicaciones informaticas tipo REPRO y CTAIMA, que dificultan este tipo de operaciones. El seguimiento de esta documentación para mantenerla actualizada, precisa de un control continuo de la documentación, tales como reconocimientos medicos, EPIS, TC,s, ITV, seguros, etc. En la mayoria de los casos un retraso de un dia en un reconocimiento medico deja fuera a un operario con el coste que ello implica.
8.- Informarse de los cursos necesarios de acceso, en muchos casos te exigen invertir un dia, en formación en cuestiones de seguridad, para poder acceder. En algunas plantas se precisan de dos días y tres cuando se trata de figuras de responsable de ejecución o recurso preventivo.
9.- Genera un documento que se llame "propuesta de materiales" y consigue la aprobacion de la propiedad por escrito de todos los materiales antes de realizar cualquier pedido a proveedores. Creeme esto te quitara muchos dolores de cabeza aunque te llamen pesado. Las palabras se las lleva el viento y pudiera ocurrir que aquel gestor que te lo aprobo de palabra ya no esta en ese puesto o ha sido trasladado. Ademas podras definir fabricantes o proveedores afines, que te faciliten la labor documental en lo que a certificados, manuales de operación y fichas técnicas se refiere y evitar de esta forma que te imponga proveedores o fabricantes no habituales.
10.- Propon un planning documental, en el que se incluyan las fechas de entrega de los documentos y las caracteristicas de estos, como si de materiales se tratase. De este modo impediras que el ritmo de la documentación te lo imponga la propiedad. Los finales de proyecto son muy dificiles y se pretender reducir los plazos de entrega. Podras planificar tus recursos y solicitar compensaciones economicas derivadas de la reducción de plazos de entrega.
Estas son a mi parecer algunas de las claves, pero seguro que hay muchas mas, cualquier aportación nos ayudara a mejorar la calidad y a rentabilizar en la medida de lo posible el proyecto.
